Handen på hjärtat – Har du koll på din affär?
Vi älskar att hjälpa bolag få riktigt bra koll på sin affär och ta bättre beslut för sitt bolag, med hjälp av underlag som speglar verkligheten.
Två återkommande problem vi ser hos våra kunder är att man:
→ inte lägger rätt siffror i rätt månad
→ inte ser på intäkter och kostnader kategoriserade i olika verksamhetsgrenar, så som marknader eller affärsområden
Detta bidrar till att du som beslutsfattare inte får en rättvisande bild av hur det faktiskt går för bolaget. Hur ska du då kunna ta bra beslut?
Arbetar man aktivt med dessa två problem i rapporteringen så kan man få riktigt bra koll på lönsamheten (eller olönsamheten) i sitt bolag, genom det som kallas täckningsbidraget. Denna artikel är den första i en serie vi kallar ”Har du koll på din affär?” som kommer handla om hur man kan dra nytta av täckningsbidraget och använda det som ett otroligt verktyg för att ta bättre beslut för sitt bolag!
Du som VD behöver se sanningen
Kollar du på dina månadsrapporter och tänker “det där ser bra ut…” för att några månader senare inse att det var helt fel bild? Du är inte ensam.
Vi ser det ofta, ungefär 9 av 10 SME-bolag vi möter har siffror som långt ifrån speglar verkligheten. Och vet du vad? Det är inte konstigt att du inte förstår siffrorna i rapporteringen; de stämmer kanske inte.
Detta är ett problem, för om bokföringen inte speglar verkligheten månad för månad, hur ska du då kunna fatta rätt beslut? Du kör i princip ditt bolag med ögonbindel och hoppas på det bästa. Det funkar på en raksträcka, men så kommer det en kurva; marknaden skiftar, försäljningen går ner och kostnaderna ökar.
Då ska du kunna ta tuffa beslut; vilka kostnader som ryker och var du behöver fokusera på att sälja. Du behöver ha koll på bolagets täckningsbidrag, månad för månad. Täckningsbidraget kan även berätta vilka kategorier av din verksamhet som kostar mer än de smakar eller som är superlönsamma. Kategorisering kommer vi gå in på mer i nästa artikel i denna serie.
Rätt siffra i rätt månad – inte svårare än så
”Periodisering” låter kanske som något tråkigt och onödigt men betyder helt enkelt: lägg kostnader och intäkter i rätt månad.
Varför? För annars blir siffrorna rena berg-och-dalbanan. Ena månaden ser det ut som att du gör rekordvinst, nästa som om du är på väg mot konkurs. Inget av det stämmer (helst inte det sistnämnda), men det är den bilden du och ditt team tar beslut på. Och du kan säkert gissa – besluten blir lika snurriga som siffrorna.
Det är egentligen ganska enkelt: siffrorna måste spegla när jobbet görs och när värdet skapas samt tidsspannet kostnader hör till. Först då får du en vettig bild av verkligheten månad för månad.
Exempel:
– Du jobbar som konsult 3 månader för en kund i januari till mars men bokför hela det fakturerade beloppet som intäkt i april. Fördelar du inte intäkten i perioden januari till mars för ditt utförda arbete så kommer det se ut som att du jobbade gratis första kvartalet, för att sedan ha en superbra lönsamhet i april, oavsett om du jobbade då eller inte. Tar du också löpande ut direktlön för arbetade timmar kommer du ha en kostnad i varje månad: januari till mars kommer visa negativa resultat och ingen lönsamhet.
-> Din marginal kommer hoppa hej vilt mellan månaderna och du vet egentligen inte vad lönsamheten är.
Lösning:
– Periodisera intäkten: fördela en tredjedel till varje månad januari till mars. Lägg ingen intäkt i april, för du utförde inget arbete för kunden då. Låt den löpande lönekostnaden ligga kvar.
-> Din marginal kommer vara jämnare varje månad och du får ett rättvisande resultat över hur lönsamma dina konsulttjänster är.
Täckningsbidrag – hur mår bolaget?
Okej, så nu har du rätt siffra i rätt månad. Här kommer täckningsbidraget in. Det låter torrt, men innebär i princip intäkterna minus de direkta och rörliga kostnaderna för att leverera tjänsten eller varan. Här får du veta om det ens finns pengar över till annat så som övriga löner, kontorslokaler och fika på kontoret.
Så vilka är egentligen de direkta kostnaderna?
• Driver du e-handel? Det är inte bara kostnaden för varan – du måste räkna in frakt, emballage och betaltjänster.
• Är du konsult? Din debiterbara tid måste stå för sig själv. Tiden du lägger på admin är overhead och ska inte blandas ihop.
• Tillverkande bolag? Råmaterial, maskintid, kanske även inhyrda timmar direkt för produktionen.
Följer du täckningsbidraget i kombination med att periodisera rätt siffror i rätt månad så har du en vinnande formel för att veta hur mycket du har kvar för resterande kostnader. Det spelar ingen roll hur stor omsättningen är om kostnaderna är större: resultatet på sista raden börjar i täckningsbidraget.
Exempel:
– Du har en e-handel och säljer ordar för totalt 1 100 tkr januari till februari och en total kostnad för dina inköp, frakt och emballage på 550 tkr. Därför borde det procentuella bidraget per månad vara 50%, men något är fel: täckningsbidragen för januari visar -17% och februari 75%. Varför?
Alla produkter som köptes in i januari för att fylla på lagret såldes inte i januari, men kostnaden för hela inköpet ligger kvar. Det ligger dessutom en kostnad för extra frakt från december. I februari var försäljningen mycket bättre, men där ligger kostnaden för ett annat mindre inköp och fraktkostnaden saknas helt eftersom fakturan för februari har du inte ens fått än.
-> Det procentuella bidraget är inte jämnt mellan månaderna. Den visar inte ett sanningsenligt täckningsbidrag eftersom man inte periodiserar rätt.
Så nu ska du bara täcka alla lönerna, lagerlokalen och fikan. Försäljningen gick bra så det borde inte vara några problem. Men vänta, allt det kostar 700 tkr totalt och du har bara 550 tkr kvar att utnyttja? Ditt resultat på sista raden blir totalt -250 tkr för januari och februari.
-> Täckningsbidraget är för lågt och måste alltså vara mycket högre!
Det är här många får en chock: omsättningen ser bra ut, men när du räknar med allt runtomkring blir det knappt pengar kvar till löner och lokaler. Då inser du att det inte enbart är på sista raden som bolaget blöder – det börjar mycket tidigare. Det är det här vi hjälper våra kunder få koll på, varje månad.
Nästa steg är att kategorisera och titta på vilka produkter, tjänster eller verksamhetsgrenar som du egentligen tjänar pengar på. Ju mer koll du får på dessa siffror, desto bättre förståelse för var bolaget blöder pengar och var bolaget blomstrar. Detta kommer vi att titta närmare på i nästa artikel.
Så – har du koll på din affär?
Vill du vänta tills årsredovisningen är klar för att få sanningen serverad eller vill du veta nu?
Att jobba med rätt siffror och förstå ditt täckningsbidrag är inte bara bokföringsnörderi. När du träffar styrelsen eller banken behöver du kunna förklara hur bolaget mår och varför. Det är skillnaden mellan att styra ditt bolag i rätt riktning framåt eller att bli överkörd av verkligheten
Vill du ha koll? Kontakta oss på Fintegrity så hjälper vi dig!
Vill du inte missa när vi lägger upp nästa artikel? Prenumerera då på vårt nyhetsbrev, längst ner på startsida, och följ oss på LinkedIn!
